Website created in white label responsive website builder WebWave.

Sales & Operations Planning, atau S&OP, merupakan satu hal yang paling umum dibahas dalam materi-materi Supply Chain Management.

Biasanya disebutkan bahwa dengan S&OP kita bisa menyelaraskan penyediaan dengan permintaan pasar. Lalu disebutkan juga perlunya kerja sama antara banyak pemeran.

Secara garis besar, langkah-langkah S&OP ini sepertinya straightforward dan mudah dilakukan, akan tetapi banyak perusahaan tidak dapat menjalankan aktifitas S&OP ini secara rutin, tepat waktu, dan kemudian lagi, eksekusi di lapangannya kadang menyimpang jauh dari perencanaan. Akibatnya, out-of-stock terjadi di banyak tempat, sementara penumpukan inventory juga terjadi untuk SKU dan cabang lainnya. Mengapa demikian?

Berikut adalah beberapa hal penting yang berdasarkan pengalaman kami perlu  diperhatikan dalam merancang, merencanakan, dan melaksanakan aktifitas S&OP berikut eksekusi selanjutnya:

General Requirements:

• Transparansi data permintaan, rencana promosi, rencana pembukaan toko baru, dan aktifitas sales dan marketing lain-nya di seluruh rantai supply chain adalah suatu keharusan perlu dimiliki sebelum menjalankan S&OP.
• Safety Stock strategy dalam supply chain perlu konsisten dijalankan dan dipahami semua pihak. Kunci dari strategi safety stock yang paling efektif adalah risk pooling dari buffer stock kita untuk mendukung pemenuhan permintaan di titik terjauh supply chain network kita. Hal ini perlu disiapkan untuk memaksimalkan eksekusi dari Supply Planning sesuai perencanaan.

Demand Planning:

• Pemahaman baseline demand data dan additional demand perlu dimiliki oleh semua peserta S&OP. Baseline demand dari suatu barang adalah pola trend demand yang natural yang terjadi bila tidak dilakukan aktifitas sales dan marketing terhadap barang tersebut. Additional demand adalah ekspektasi tim sales dan marketing dari program yang ingin dijalankan. Machine Learning dan AI dapat dipakai untuk mendapatkan insight yang lebih akurat dalam hal ini.
• Konsensus antara tim sales dan marketing mutlak terjadi sebelum Supply Planning dilakukan. Dalam sebuah kasus di perusahaan CPG, Demand Planning dibuat oleh satu pihak, sehingga eksekusi di lapangannya tidak didukung oleh pihak lain-nya (singkat ceritanya, kegagalan dalam konsensus Demand Planning akan menyebabkan pemikiran "it is not my plan, not my responsibility" di salah satu pihak yang merasa diabaikan).
• Komitmen tim sales dan marketing juga mutlak terjadi saat menyajikan formal Demand Planning di bulan itu. Di sebuah perusahaan CPG lainnya, proses S&OP gagal rangkum karena tim sales dan marketing enggan berkomitmen terhadap sebuah rencana yang real. Ketersediaan data, pemahaman antara baseline dan additional demand, dan tentunya pemahaman akan value delivery dari setiap brand dan produk kita akan membantu kita dalam memupuk keberanian berkomitmen ini.

Supply Planning:

• Standard inventory level untuk setiap barang dan setiap cabang mutlak dimiliki sebagai indikator ketersediaan barang dan kebutuhan supply di setiap titik supply chain.
• Pemahaman terhadap kebutuhan additional demand mutlak dimiliki oleh tim supply untuk memastikan barang yang dibutuhkan untuk mendukung aktifitas sales dan marketing di bulan tertentu sudah tersedia saat aktifitas mulai berjalan.
• Demand Planning dan Supply Planning bukan merupakan langkah yang linear. Pihak sales dan marketing tetap perlu terlibat dan memahami kesiapan pihak produksi untuk memproduksi barang yang dibutuhkan. Kendala-kendala produksi yang umum terjadi (downtime, material shortages, labor issues) penting untuk dipahami sehingga rencana kerja dapat disesuaikan.

Pada akhirnya, keseluruhan rencana yang tertuang sebagai hasil dari aktifitas Sales & Operations Planning akan diuji saat pelaksanaan dari rencana tersebut. Forecast accuracy, On-time Delivery, dan Promotional Program Effectiveness adalah beberapa contoh indikator yang dapat menunjukkan hasil dari sinergi antara setiap bagian-bagian penting dalam supply chain ecosystem kita.

Sulit? Mungkin. Akan tetapi, semuanya memang sulit sebelum akhirnya menjadi mudah.