Website created in white label responsive website builder WebWave.

Hari ini saya teringat waktu pertama kalinya saya pulang ke rumah baru. Rumah kami ini, seperti biasanya rumah yang berlokasi di daerah cluster, tidak memiliki pagar. Hal ini berbeda dengan rumah kami sebelumnya yang memiliki pagar tinggi besar dan berat. Ketika saya pulang pertama kalinya ke rumah baru, satu hal paling berkesan yang saya ingat adalah: Saya tidak perlu membuka pagar.

Sebelum pindah rumah, saya tidak terlalu memikirkan aktifitas buka dan tutup pagar tiap hari ini. Saya merasa aktifitas ini sudah semestinya dilakukan, dan terkesan sederhana, tidak memakan waktu lama. Hal ini serupa dengan waste yang saat ini ada di organisasi kita - mungkin kita sudah terbiasa dengannya.

Setelah saya merasakan betapa nikmatnya pulang ke rumah tanpa harus buka pintu pagar, saya jadi penasaran dan mulai memetakan aktifitas buka dan tutup pagar ini: Pertama, siapkan kunci pagar (ini kalau tidak kelupaan dibawa - kalau sampai kelupaan dibawa, saya harus lompat pagar (berduri) dulu untuk kemudian mengambil kuncinya di dalam rumah), turun dari mobil, memasukkan kunci ke gembok dalam keadaan remang-remang (harus meraba-raba dan menggunakan feeling supaya kunci masuk), membuka gembok, mendorong pagar yang besar nan berat agar terbuka, masuk kembali ke mobil, kemudikan mobil ke dalam halaman, keluar lagi dari mobil, mendorong lagi pagar yang besar nan berat agar tertutup, memasang dan mengunci gembok, selesai. Total waktu yang dibutuhkan untuk rangkaian aktifitas ini adalah sekitar 10-15 menit, kalau tidak harus lompat pagar.

Kehilangan 15 menit per kejadian, 30 menit per hari (buka pagar di malam hari ketika pulang, dan jangan lupa juga di pagi hari ketika berangkat). Dalam 1 bulan (30 hari) totalnya menjadi 900 menit atau 15 jam, atau kita akan kehilangan 1 hari full setiap 1.6 bulan saja.

Lalu apa pelajaran yang bisa kita gali dari hal ini?

Pertama-tama, mari kita pahami dulu kenapa ada pintu pagar itu. Pagar itu dipasang karena kita tidak percaya kalau lingkungan di sekitar rumah kita aman dan bebas gangguan. Mungkin kita semua sadar kalau pagar itu menciptakan aktifitas tambahan yang tidak perlu (alias waste - excessive motion), akan tetapi kita 'terpaksa' memasang pagar itu karena kita tidak percaya kalau aset kita akan aman bila tidak ada pagar. Beda hal dengan perumahan daerah cluster yang tanpa pagar, penghuni cluster itu sudah yakin kalau lingkungannya relatif aman. Jadi, lack of trust creates waste. Mau mengurangi waste? Tingkatkan level of trust di dalam organisasi kita.

Misalnya, bayangkan sebuah proses pembelian yang membutuhkan approval dua manager, kita bisa menciptakan governance dan transparansi yang lebih baik dalam proses itu, sehingga satu manager saja cukup untuk melakukan approval tersebut. Contoh lain yang lebih sederhana, adalah transfer produk atau informasi dari satu departemen ke departemen lain. Bila trust level di organisasi kita tinggi, sebuah departemen tidak perlu melakukan re-checking informasi atau produk yang diterima dari departemen lain tersebut. Problem-nya adalah, departemen lain itu sulit dipercaya. Nah, inilah yang perlu dilihat ketika kita ingin mengurangi pemborosan dalam proses kita dan meningkatkan speed of processes di tempat kita. Upaya menghilangkan pemborosan yang ada hubungannya dengan aktifitas antar departemen tanpa memperhatikan trust level antar departemen tersebut, tidak akan menghasilkan solusi yang permanen dan sustainable. Fasilitasi dan sinkronisasi antar bagian, seperti dengan implementasi inisiatif mistake proofing dan problem root cause analysis sangat perlu terjadi untuk membahas hal ini.

Akhir kata, kita mungkin merasa bahwa semua pagar yang kita pasang dalam bisnis dan dalam kehidupan kita adalah untuk melindungi kita dari semua faktor yang sifatnya eksternal dan out of our influence. Akan tetapi, saya berprinsip bahwa kita semua bisa memulai dari hal-hal sederhana. Start small, start now. Seiring berjalannya waktu, kita akan menumbuhkan influence kita dengan secara konsisten dan persisten melakukan tindakan upaya mengurangi pagar-pagar yang ada.